Effectief vergaderen doe je zo: 6 tips!

De definitie van vergaderen houdt in: ‘Een bijeenkomst met een doel’. Zorg daarom dat je vergaderingen zo efficiënt mogelijk verlopen. Vergaderen met een doel en binnen een bepaalde tijd. Hier vind je de tips!

Tip 1: Goede voorbereiding

Bepaal voor de afgesproken tijd de agenda punten en stuur deze door naar de genodigden. Bepaal ook of de vergadering wel echt nodig is. Soms is het namelijk zo opgelost door middel van een kort telefoongesprek, of e-mail. Zijn er teveel agenda punten, geef dan de meest urgente punten voorrang.

 

Tip 2: Tijd

Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering mag ook niet langer zijn als 1,5 uur. Begin daarom correct op de afgesproken tijd zodat iedereen er met zijn volle aandacht bij is. Is het echt niet mogelijk om de vergadering in 1,5 uur te doen, plan dan een extra pauze in voor de genodigden. Zo blijft iedereen bij de les!

 

Tip 3: Speel met de ruimte

De sfeer van een vergadering kan enigszins beïnvloed worden door de tafelopstelling. Een ronde tafel heeft het voordeel dat iedereen elkaar goed kan aankijken en er een gevoel van gelijkwaardigheid ontstaat. Een open kring werkt goed voor bijvoorbeeld brainstormsessies, waarin mensen open naar elkaar durven te zijn over hun ideeën en gedachten. Kies voor jezelf wat het meest geschikt is voor het doel van de vergadering en groep.

 

Tip 4: Aanwezigen

Een belangrijk punt in elke vergadering is respect voor elkaar. Vraag duidelijk of iedereen het met een agendapunt eens is. Luister oprecht naar elkaar, maar houd het kort en bondig. Een tip hiervoor is om een kookwekker mee te nemen. Zo krijgt iedereen gelijk de tijd om te reageren op een punt. Soms zijn er ook online genodigden aanwezig, via een webconference. Dit alleen iets geschikter als de online genodigde de luisteraar of de presentator zijn.

 

Tip 5: Combineer een meeting met een lunch

De kop zegt het al, vergaderen en lunchen tegelijk. Zeker in de drukke maanden is dit een ideale oplossing. Zo voorkom je een gespannen sfeer tijdens de vergadering vanwege de drukte.

 

Tip 6: Afsluiting

Allereerst, voordat de vergadering wordt afgesloten ga rond of iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Maak duidelijke afspraken en vraag vervolgens of de vergadering de gewenste resultaten behaald heeft. Kijk goed naar de non-verbale communicatie. Ondanks de saaie onderwerpen soms blijft vergaderen echt nodig. Blijven proberen is de gouden tip!

By | 2017-10-04T10:57:21+00:00 augustus 15th, 2017|Business|0 Comments

Leave A Comment

Bel ons nu
Kom naar ons